Casa Naţională de Asigurări Sociale (CNAS) a atenționat contabilii că de calitatea datelor prezentate de ei depinde calcularea prestațiilor sociale a salariaților.

Potrivit CNAS, pe parcursul ultimilor ani datele din Dările de seamă privind reţinerea impozitului pe venit, a primelor de asigurare obligatorie de asistenţă medicală şi contribuţiilor de asigurări sociale de stat obligatorii calculate Forma IPC 18/21, sunt expediate de către Serviciul Fiscal de Stat (SFS) şi preluate ulterior de către CNAS conform cadrului normativ. Totodată, se constatată situaţii când angajatorii nu respectă normele stabilite de declarare a venitului asigurat şi contribuţiilor de asigurări sociale pentru angajaţi.

Dat fiind faptul că prima parte a tabelului nr. 2 din Darea de seamă IPC 21 include datele pe fiecare persoană asigurată cu privire la venitul asigurat şi contribuţiile de asigurări sociale, acestea necesită a fi declarate conform normelor prestabilite pentru ca ulterior să poată fi utilizate la stabilirea prestaţiilor de asigurări sociale. În continuare atenţionăm asupra unor aspecte importante de care necesită a se ţine cont la completarea Dării de seamă IPC 21.

CNAS îndeamnă persoanele responsabile de întocmirea, prezentarea Dărilor de seamă IPC 18/21, să dea dovadă de atenție sporită la calitatea şi plenitudinea datelor reflectate. Clarificarea, corectările ulterioare de date tergiversează procesul de examinare a cererilor pentru stabilirea prestaţiilor sociale sau chiar pot denatura cuantumul acestora.

Indicarea datelor de identificare a angajaţilor

Cele mai frecvente erori, care duc la imposibilitatea înscrierii datelor la conturile personale de asigurări sociale ale angajaţilor declaraţi în Darea de seamă IPC 21, ţin de indicarea incorectă a numelui şi prenumelui persoanelor asigurate sau indicarea incorectă a codurilor IDNP şi CPAS. Sistemul de raportare electronică utilizat pentru prezentarea Dării de seamă IPC 21 nu conţine toate validările la etapa de completare a dării de seamă, însă aceste controale sunt active la etapa de importare a datelor în sistemul informatic al Casei Naţionale de Asigurări Sociale. Responsabilitatea pentru corectitudinea completării raportului revine angajatorului, iar datele declarate pentru fiecare angajat trebuie să corespundă cu cele din documentul ce identifică persoana.

Rubrica 3 a tabelului 2 din Darea de seamă IPC 21 este destinată declarării codului de identificare a persoanei (IDNP), care este obligatoriu spre completare pentru toţi angajaţii întreprinderii şi care este prevăzut ca un criteriu suplimentar de control în procesul de identificare a persoanelor. La etapa de completare a dării de seamă IPC 21, codul IDNP este validat cu datele Registrului fiscal de stat şi se va verifica doar la existenţa acestuia.

Concomitent CNAS informează că pot exista situaţii în care persoana nu deţine codul IDNP, de exemplu din motive religioase, în aceste situaţii în rubrica 3 se indică zero.

Cât priveşte completarea codului personal de asigurări sociale (CPAS), în comparaţie cu declaraţia REV 5, acesta a devenit neobligatoriu pentru completare. Dat fiind faptul că sistemul de raportare nu prevede posibilitatea de atribuire de către angajator a codului CPAS, în rubrica destinată codului CPAS apar situaţii de lipsă a datelor. Pentru aflarea codului CPAS a persoanei nou-angajate, contabilul utilizează aplicaţia disponibilă pe pagina electronică oficială a CNAS, ”Extrage CPAS” unde, la introducerea codului IDNP poate obţine codul CPAS. În cazul în care persoana asigurată nu a mai activat în cadrul unei alte entităţi şi nu a beneficiat de careva prestaţii de asigurări sociale, aceasta nu dispune de cod (nu i-a fost atribuit), iar rubrica nr. 4 a tabelului 2 se va completa cu zero.

În urma importării în baza de date a CNAS a datelor aferente contribuţiilor de asigurări sociale din darea de seamă IPC 21, în cazul lipsei codului CPAS acesta este atribuit de către CNAS, iar angajatorul la următoarea perioadă de raportare va putea obţine codul atribuit de către CNAS cu ajutorul aplicaţiei ”Extrage CPAS”.

La examinarea datelor declarate de angajator sunt identificate situaţii unde codul CPAS declarat aparţine unei persoane, iar codul IDNP unei alte persoane şi respectiv datele nu pot fi înscrise la conturile personale. Practica demonstrează că există cazuri unde datele pe întreaga întreprindere nu pot fi importate în baza de date, deoarece toate câmpurile care conţin date personale (cod IDNP, cod CPAS, nume, prenume) din Darea de seamă IPC 21 au fost completate incorect sau este indicat zero atât la codul CPAS cât şi la codul IDNP.

Raportarea în cazul angajaţilor care activează prin cumul

Reieşind din prevederile art. 267 alin. (1) al Codului muncii, munca prin cumul reprezintă îndeplinirea de către salariat, pe lângă munca de bază, a unei alte munci, permanente sau temporare, în afara orelor de program, în temeiul unui contract individual de muncă distinct.

În conformitate cu prevederile  art. 156 alin. (1) al Codului muncii, salariaţilor care, în afară de munca lor de bază, stipulată în contractul individual de muncă, îndeplinesc, la aceeaşi unitate, o muncă suplimentară într-o altă profesie (funcţie) sau obligaţiile de muncă ale unui salariat temporar absent, fără a fi scutiţi de munca lor de bază (în limitele duratei normale a timpului de muncă), li se plăteşte un spor pentru cumularea de profesii (funcţii) sau pentru îndeplinirea obligaţiilor de muncă ale salariatului temporar absent.

Astfel, munca prin cumul poate fi prestată atât în cadrul aceleiaşi unităţi, cât şi în alte unităţi.

Totodată, potrivit prevederilor art. 6 al Legii nr. 156/1998 privind sistemul public de pensii, stagiul de cotizare se exprimă în ani şi se calculează prin însumarea lunilor pentru care s-au plătit contribuţii în mărimile stabilite de legislaţie şi împărţirea acestei sume la 12. Prin urmare, indiferent de tipul activităţii persoanei asigurate (locul de muncă de bază sau cumul), în cazul în care au fost declarate şi achitate de către angajator contribuţiile de asigurări sociale, perioadele respective se includ în stagiul de cotizare al persoanei. Prin urmare, în cazul persoanelor care cumulează o funcţie în cadrul aceleiaşi instituţii nu există necesitatea divizării sumelor acordate pentru activitatea de bază şi cea cumulată cu codul unei categorii a persoanei asigurate sau codului funcţiei separate. Sumele declarate se includ în stagiul de cotizare al persoanei.

Concomitent, în Clasificatorul categoriilor persoanelor asigurate utilizat la completarea Dării de seamă IPC 21 este prevăzută categoria 123 ”persoană angajată prin cumul” care se utilizează de către angajatorul unde persoana activează prin cumul.

În cazul angajaţilor care cumulează funcţii în cadrul aceleiaşi entităţi, categoria menţionată supra nu se utilizează, informaţia fiind declarată cu categoria 101 ”persoană angajată pe bază de contract individual de muncă”. Ca bază la declararea informaţiei pe alte aspecte (codul funcţiei, perioada de activitate) pentru cumularzii din cadrul aceleiaşi entităţi se ia în consideraţie informaţia aferentă funcţiei de bază.

De asemenea, există situaţii unde persoanele care activează în cadrul a mai multor entităţi sunt declarate cu codul categoriei 101 ca activitate la loc de muncă de bază. Codul 101 poate fi declarat doar de către o singură entitate economică.